Případné šíření viru COVID 19 je pro nás, pořadatele kulturních, sportovních a jiných akcí, stále příliš “nové” riziko, na které se potřebujeme naučit adekvátně reagovat. A to v součinnosti se zástupci státní správy, dodavateli a partnery připravovaných akcí.

Zrušené letní akce
Akce zrušené z minuty na minutu bolí nejvíc

Všichni samozřejmě máme bezpečnost a zdraví účastníků na předních příčkách žebříčků našich pracovních hodnot, ale rozhodně potřebujeme najít nějaký spolehlivější systém než rušení akcí ad hoc, z minuty na minutu. Nenajdeme-li ho, můžeme se stát, že budeme časem sledovat konec kulturně-eventového oboru, ve kterém pracuje minimálně 50 tisíc lidí.

Chceme vyjádřit podporu pořadatelům akcí v Moravskoslezském kraji a připomenout veřejnosti, co všechno se dalo dělat, kdyby je úřady o zrušení akcí informovali alespoň s minimálním předstihem. 

4 dny jsou málo, ale lepší než nic

Co všechno se dá udělat 4 dny před zrušením plánované akce? Přinejmenším můžete rozjet set pečlivě nastavených procesů. Ovšem musíte to vědět, stěžejním prvkem všeho dění je tak především dobrá a systematická informovanost všech složek. 

Na počátku všeho je potřeba vyvolat s úřady a hygienou diskuzi nad návrhy vhodných řešení pro realizaci akce za zvýšených bezpečností opatření, která eliminují maximum možných rizik spojených s šířením koronaviru. Co se dá změnit i na poslední chvíli? 

  • Organizační členění prostor – návštěvníky lze rozdělit do menších skupin.
  • Vytvoření autonomních koridorů – každý z nich má svůj vlastní čas vstupu, místa s občerstvením, hygienické zázemí.
  • Přepracování produkčního plánu v souladu s návrhy, které by úřady odsouhlasily. 
  • Vytvoření krizového komunikačního plánu v okamžiku, kdy návrh řešení neprojde.

Změny v akci na poslední chvíli

Jestliže návrhy projdou a akce proběhne, lze se bleskově připravit na změny. Jako organizátor spustíme pozvolnou komunikaci na sociálních sítích i na případných webových stránkách. Vyzveme účastníky akce k dodržování plánovaných opatření. Požádáme lidi o nasazení roušek, případně o používání jiných ochranných prostředků. 

Komunikujeme také směrem k dodavatelům a partnerům akce. Stejně tak k lidem, kteří na akci vystoupí. Informujeme o všech plánovaných aktivitách tak, aby to bylo v souladu s dohodou mezi námi a úřady. Požádáme spolupracovníky, aby dohlédli na dezinfekci výdejních pultů s jídlem a nápoji, na ochranu personálu apod. Zajistíme nákup ochranných pomůcek a čisticích prostředků, které budou volně k dispozici jak organizačnímu týmu, tak návštěvníkům.

Zrušení akce a dopady

V případě, že nám akci nepovolí ani v upraveném režimu a budeme ji rušit, se alespoň lehce s předstihem připravíme na nejhorší. Snažíme se minimalizovat možné ekonomické dopady a zároveň férově komunikovat s účastníky akce. Vytvoříme si krizový plán v součinnosti s celým produkčním týmem. 

Co všechno jako pořadatel musíme zrušit a stornovat? S vystupujícími se domluvíme na storno podmínkách, ze zkušenosti posledních měsíců mohu říci, že umělci bývají velmi vstřícní, co se úpravy jejich honorářů při zmenšených akcích týká, a mají i pochopení pro úplně zrušené akce. S hotely se dá dohodnout na storno podmínkách na ubytování pro umělce. Upravíme nebo zrušíme nákupní seznamy pro občerstvení umělců v backstage. 

Stánkaře informujeme o riziku zrušení akce, nebo o nižším počtu účastníků. Poučíme je o variabilním řešení nákupu a návozu surovin (např. ve vlnách) apod. V případě zrušení akce to nebude tolik “bolet”. 

S dodavateli AV techniky a eventového set-upu si uděláme dohodu o možném zkrácení pronájmu vybavení. Hledáme úspory pro případné vytvoření rozpočtové rezervy, např. Light Design, velikost projekčních ploch aj. Dodavatelům organizačního personálu dáme vědět o zvýšeném riziku akce a práce na ni. Můžeme tak aspoň ovlivnit finální počet najatých pracovníků. Účastníkům akce kontinuálně podáváme informace a připravíme si plán k vrácení vstupenek apod.

Eventy se dají řešit i s virem v zádech

Rozhodnutí omezit nebo zrušit ráz naráz akce pro 1000 lidí ovlivní nejen organizátory a návštěvníky akce, ale také desítky podnikatelských subjektů a stovky lidí, které dodavatelé zaměstnávají. Všichni tito lidé si zaslouží informace a respekt ze strany úřadů. Nebavíme se jen o obrovských podnikatelských ztrátách, ale také o základní důvěře ve stát, jež v tuto chvíli lidem pracujícím v eventovém oboru zcela chybí. Tito lidé chtějí pracovat a dělat kulturu. Nebojí se postavit nepříznivé situaci, ale potřebuji věřit dál, že to celé někam vede a že to dává smysl.

Co takhle třeba zřídit dobrovolný registr kulturních a společenských akcí, ze kterého by  úřady v příslušných regionech mohly čerpat informace? Nebo prostě najít jiné řešení. Víc, než kdy jindy, je nyní důležité spolupracovat a hledat cestu, která minimalizují ztráty zúčastněných subjektů, psychickou újmu zúčastněných organizátorů a v neposlední řadě také nepříznivý dopad podobných kroků na životní prostředí.  Pojďme to společně řešit.

Publikované v Udržitelný eventa označené jako

Přidat komentář