Každý máme nějaký pracovní sen. Jedním z těch mých je zorganizovat krásnou zahradní slavnost. Jen si to představte: vlahý letní večer, dámy v letních šatech a pánové v neformálním vycházkovém outfitu korzují mezi stromy a popíjí slámkou osvěžující koktejl. Letní noc je skoro nekonečná a měsíc nad řekou se choulí do lehkého oparu.

Zahradní slavnost: místo pro přátelská setkání i nová obchodní partnerství

Na venkovní akce se dlouho vzpomíná, lidi je prostě mají rádi. Pořádali jsme už spoustu takových udalostí – pikniky, jízdu na parníku, velké i menší slavnosti v zámeckých zahradách nebo komorní akce na dvorcích hotelů a restaurací. Klasická zahradní slavnost nám ale v portfoliu referencí zatím chybí. Jak tedy připravit báječnou zahradní slavnost tak, aby si ji všichni užili?

Dobře si to načasujte

Kdy je ideální uspořádat zahradní slavnost? Buď v květnu a v červnu, nebo v září.  Nejlepším termínem pro takovou akci jsou středy, čtvrtky či víkendové dny. Počasí vás nemusí trápit, v tuto dobu prší málo a na případný větší vítr se dá dobře připravit. S plánováním slavnosti začněte ale s pořádným předstihem, klidně už v době, kdy se na svět klubou první krokusy.

Nepodceňte dobré zázemí

Poohlédněte se po lokalitě, která je na podobný event “zařízená”. Zajistěte takové místo, kde můžete počítat i s tzv. mokrou variantou. Při dešti by se účastníci slavnosti měli mít kam schovat. Nezapomeňte  na dobré hygienické zázemí, v nouzi si vystačíte aspoň s přívodem vody. V Praze prima zahradní slavnost zorganizujete třeba ve vile Štvanice, nebo ve smíchovském Manifestu.

Připravte stylové a ekologicky šetrné prostředí

Letní atmosféra sama o sobě nestačí, lidé se chtějí bavit. Venkovní prostředí a zeleň přímo vybízí k tomu, abyste při plánování doprovodných aktivit přemýšleli s ohledem na přírodu. U nás v agentuře se držíme zásad green events a snažíme se dodržovat základní principy udržitelného rozvoje. Oslovujeme lokální dodavatele i spolupracovníky, vymysleli jsme originální koncept ekologicky šetrných workshopů Odpovědná dílna.

Vyvolejte ten nejlepší dojem

Zahradní slavnost by měla být lehká a vzdušná. Ševelící koruny vzrostlých stromů osvětlují solární lampióny nebo nekonečné řetězy z LED žárovek. Mezi stromy vykukují menší stany se lněným oplachtěním, kde se podává skvělé jídlo a kde probíhají zábavné workshopy. Některý ze stanů se může proměnit ve veselou tančírnu.

Dlouhé stoly a lavice zdobí české řezané květiny nebo bylinky v květináčích. Rozsvítí se lampy z upcyklovaného skla, stejnou si pak návštěvníci mohou vyrobit během workshopu. Na improvizovaném pódiu hraje přátelská kapela, která je v těsném kontaktu s publikem, což skvěle dokresluje pohodovou atmosféru večera.

Já osobně pro podobné příležitosti doporučuji kapelu Josephine and Band, která má široký hudební záběr – hrají vkusné covery od jazzu a popu, až po české skladby třeba od Šlitra a Suchého. Anebo zkuste Circus Brothers, ti publikum zabaví jedinečným balkánským diskem a folkem a umí taky techno a rap. Pro hravé návštěvníky otevřete zábavný fotokoutek – přírodní scenérie a pár důmyslně sladěných rekvizit odvedou kus práce za vás.

Na výběru jídla a pití si dejte záležet

Zahradní slavnost by měla mít idylický lokální charakter. Jako když se sejde pár sousedů na zahradě, kteří si společně připraví k jídlu samé domácí dobroty. Na slavnosti se podává jídlo od místních farmářů nebo drobných výrobců. Zkuste třeba nějaké rodinné pekařství, restauraci nebo cukrárnu.

Pro osvěžení si lidé mohou vychutnat čaje z českých bylinek a ovoce, domácí ledový čaj nebo skleničku skvělého moravského vína. Zaujme určitě i netradiční servírování lahvového piva z malého pivovaru – lahve můžete umístit do velkých dřevěných kádí, kde je bude chladit voda plná ledu.

Jak se připravit na nepřízeň počasí

Pokud chcete, aby vaše venkovní akce proběhla na jedničku, počítejte už v základním plánování s mokrou variantou akce, v takovém případě dosáhnete i při nepříznivém počasí minimálně 60% účasti. Můžete si připravit taky náhradní variantu, kterou si objednáte až těsně před akcí (když už je jasné, že počasí nevyjde), a zajistíte tak alternativu pro zbylých 40 % účastníků akce.

Ani sebelepší plánování vám prostě nezaručí dobré počasí. Akce, která se koná uvnitř v tomto případě ale rovněž není výhrou. Lidem se v nečase nechce ven, a proto jich i na “vnitřní” eventy dorazí o 25-35 % méně oproti vašemu plánu. Jestli se psího počasí vážně hodně bojíte, zajeďte se v průběhu příprav mrknout do lokality hned po nějakém pořádném dešti. Tahle kontrola prospěje nejen samotné akci, ale také regulaci stresu v týmu těsně před akcí.

Projděte si lokaci po dešti

Zahradní slavnost představuje úžasnou a zároveň lehce opomíjenou možnost, jak se svým klientům ukázat v tom nejlepším světle. Léto přeje novým přátelstvím i obchodům, neformální atmosféra, vlahý letní vzduch, noc skoro bez konce a měsíc nad řekou…však už víte. 😉

A kdybyste si náhodou na organizaci takové akce netroufli, rádi vám v M-Ocean pomůžeme. Ozvěte se naší Kláře:  klara@m-ocean.cz

Přidat komentář